Hóa đơn điện tử có được chuyển đổi sang chứng từ giấy không?

Hóa đơn điện tử có được chuyển đổi sang chứng từ giấy không, Điều kiện và Nguyên tắc khi chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là gì? Mời các bạn tìm hiểu trong bài viết dưới đây

HĐĐT có thể chuyển đổi thành chứng từ giấy

– Tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP Hóa đơn điện tử khi chuyển sang hóa đơn giấy phải đảm bảo trùng khớp chính xác về nội dụng thông tin giữa hai bản hóa đơn.

– Trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy có mục đích dùng để lưu trữ sổ sách, theo dõi theo quy định của pháp luật kế toán và quy định pháp luật về giao dịch điện tử thì không có hiệu lực để thực hiện giao dịch và thanh toán.

(Trừ trường hợp hóa đơn được in ra từ máy tính tiền, dữ liệu điện tử được kết nối chuyển lên Cơ quan Thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy

Khi chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đảm bảo nguyên tắc gì?

Tại Khoản 1, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC

– Người bán hàng hóa được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

– Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Người mua, người bán được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán.

Điều kiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tại Khoản 2, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định :

– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

– Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.

– Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Giá trị pháp lý:

Tại Khoản 3, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định:

HĐĐT chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý khi:

– Thông tin trên hóa đơn, chứng từ giấy đảm bảo tính toàn vẹn như trên hóa đơn điện tử.

– Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng dùng trên hóa đơn chuyển đổi

– Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”).

– Thời gian thực hiện chuyển đổi.

– Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.

Các bước hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy

– Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.

– Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi qua hóa đơn giấy.

– Bước 3: Chọn chức năng In chuyển đổi.

– Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Tùy từng phần mềm có thể có chút khác biệt nhưng cơ bản cần những bước như trên.

Lưu ý khi hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy

– Hóa đơn điện tử phải đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.

– Hóa đơn giấy được chuyển đổi 1 lần duy nhất từ hóa đơn điện tử và đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi hóa đơn điện tử thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.